Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on henkilötietolain (10§ ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GRPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty 24.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Mikkelin Kampparit ry
Nuijamiestenkatu 21
50100 MIKKELI
0564093-9
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kimmo Huotelin
p. 0440 176 333
3. Rekisterien nimet
Jäsenluettelo
Jäsenrekisteri
Uutiskirjeen postitusluettelo
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterinpitäjä sekä joukkueiden toimihenkilöt tarpeiden ja tehtävien mukaan käsittelevät jäsenten henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- Yhdistyksen jäsenluettelon ja jäsenrekisterin ylläpito, kuten yhdistyksen säännöissä ja laissa määrätään
- Yhdistyksen pelaajajäsenten ylläpito kaikkien joukkueiden osalta
- Yhdistyksen toimijajäsenten ylläpito tehtävien mukaan
- Yhdistyksen kannattajajäsenten ylläpito
- Kausi-, jäsen-, ja muiden maksujen laskutus
- Harrastamista, kilpailua ja liiton alaista sarjatoimintaa varten
- Yhdistyksen joukkueiden toiminta
- Tiedottaminen ja erilaiset kyselyt mukaan lukien uutiskirje
- Lisenssin ja vakuutuksen hankkiminen ja lisenssitietojen ylläpito
- Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
- Rekisterinpitäjän tai yhteistyökumppanin tuotteiden ja palveluiden sähköpostimarkkinointi
- Palkan, palkkioiden ja kulukorvausten maksaminen
- Lakisääteisten työnantajavelvoitteiden hoitaminen
5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika
Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten osalta seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Syntymäaika tai henkilötunnus, siltä osin kuin se on välttämätöntä esim. lisenssitietoja tai vakuutusta varten
- Yhdistyksen perimien maksujen laskutukseen liittyvät tarpeelliset tiedot
- Jäsenyyteen tai kilpailemiseen liittyvät tiedot kuten joukkueita varten tarvittavat tiedot
- Pituus, paino, allergiat ja erityisruokavaliot joukkueiden toimintaa varten
- Kuvien ja videoiden julkaisemiseen liittyvät tiedot
- Sähköpostiosoitteiden luovuttamista markkinointia ja varainhankintaa varten liittyvät tiedot
- Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
Rekisteriin taltioidut tiedot poistetaan ylläpitäjän toimesta, kun tosiasiallinen suhde rekisteriin on päättynyt tai viimeistään lain edellyttämän ajan päästä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai henkilön ollessa alaikäinen tämän huoltajalta jäseneksi tulon yhteydessä. Henkilötiedot kerätään joko kotisivujen kautta olevalla lomakkeella tai yhdistyksen toiminnan yhteydessä. Rekisteröity henkilö ilmoittaa muuttuneet henkilötietonsa suoraan rekisteristä vastaavalle henkilölle.
7. Säännönmukaiset rekisteritietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisterissä olevan henkilön suostumusta tai ilman rekisterissä olevan alaikäisen henkilön vanhemman suostumusta.
Erillisellä suostumuksella jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Suomen Jääpalloliiton urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Jääpalloliiton ylläpitämässä Hoika-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Jääpalloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta www.finbandy.fi/fi/2018/05/eun-tietosuoja-asetus/
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
a) Manuaalinen aineisto
Lukituissa tiloissa ja tiloihin on pääsy vain luvansaaneilla tai luvansaajan valvonnassa. Tietojen käsittelijä (luvansaanut) on velvollinen noudattamaan henkilötietosuojalain ja -asetuksen mukaisia määräyksiä ja ohjeita.
b) ATK:lla käsiteltävät tiedot
ATK:lla käsiteltävät tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttäjätunnukset ja salasanat on annettu vain sellaisille henkilöille, joille on myönnetty oikeudet niihin työtehtäviensä mukaisesti.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaisesti. Tarkistuspyyntö tulee esittää kirjallisesti yhteyshenkilölle.
Tarkistuspyynnön jälkeen tulee tiedot toimittaa ilman aiheetonta viivästystä kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaisesti.
Virheellisen tiedon korjaamista ja puutteellisen tiedon täydentämistä tulee vaatia kirjallisesti yhteyshenkilöltä.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) tietosuoja-asetuksen ja lain mukaisesti.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaisesti oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittely sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn eli poistamiseen, milloin tahansa, ellei tietosuoja-asetuksen ja -lain mukaan sille ole estettä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, on oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
13. Henkilötietojen käsittelijä
a) Mikkelin Kampparit ry
p. 0440 176 333
b) Henkilötietojen käsittelijän yhteyshenkilö
Kimmo Huotelin
p. 0440 176 333
c) Käsittelijälle annetut ohjeet ja määräykset henkilötiedon käsittelemiseen
Käsittelijän tulee noudattaa tietosuoja-asetuksen ja –lain mukaisia vaatimuksia.
Henkilötietojen käsittelijä ei saa käyttää toisen henkilötietojen käsittelijän palveluksia ilman rekisterinpitäjän erityistä tai yleistä kirjallista ennakkolupaa. Kun kyse on kirjallisesta ennakkoluvasta, henkilötietojen käsittelijä on tiedotettava rekisterinpitäjälle kaikista suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat muiden henkilötietojen käsittelijöiden lisäämistä tai vaihtamista, ja annetta siten rekisterinpitäjälle mahdollisuus vastuu tällaisia muutoksia.
Paperiset tiedot tulee säilyttää Mikkelin Kampparit ry:n toimitiloissa, jonne on pääsy ainoastaan Mikkelin Kampparit ry:n valtuuttamilla henkilöillä ja muilla vain näiden henkilöiden valvonnassa. Muutoin tilat on lukittu. Sähköisesti tiedot tulee säilyttää tietokoneilla ja ohjelmistoissa joihin on pääsy vain oikeutetun käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Päivitetty 24.5.2018
